Aby měl uživatel přístup k pokladně je nutné v této sekci vytvořit pokladnu a tu přiřadit ke konkrétnímu uživateli (Správce pokladny). V přehledu pokladen vidíte následující informace:
- Název pokladny.
- Datum vytvoření – Datum vytvoření pokladny.
- Správce – Uživatel systému, který spravuje konkrétní pokladnu.
- Částka v pokladně – Aktuální částka, která se v pokladně nachází (pouze hotovost).
Vytvoření pokladny
Novou pokladnu vytvoříte kliknutím na tlačítko Přidat. Otevře se Vám nové okno, do kterého vyplníte Název pokladny, Měnu pokladny a vyberete uživatele systému, který bude novou pokladnu spravovat. Každý uživatel může spravovat pouze jednu pokladnu!
Detail nastavení pokladny
Po přidání nové pokladny nebo po kliknutí na řádek v přehledu pokladen se dostanete do detailu nastavení konkrétní pokladny. Nastavení je rozděleno do 3 záložek. Postupně si rozebereme co obsahuje každá záložka.
Detail nastavení pokladny (záložka Základní informace)
K dispozici máte následující položky:
Název pokladny – Název aktuální pokladny.
Měna pokladny – Pouze informativní položka o měně pokladny.
Správce – Uživatel systému, který spravuje danou pokladnu. Každý uživatel může spravovat pouze jednu pokladnu!
Zařadit skupiny – Možnost zařadit pokladnu do skupiny pokladen. Více o skupinách se dozvíte v sekci Nastavení / Pokladny (skupiny).
Šířka textu na účtence – Nastavení vlastní šířky účtenky podle potřeby tiskárny na pokladně.
Odesílat do EET – Odeslání přijaté tržby po potvrzení pokladny (Pouze v případě, že máte správně nastavené propojení s EET v sekci Nastavení / Objednávky / EET).
Vložit URL adresu e-shopu na účtenku – Pokud je nastaveno, vloží se URL adresa Vašeho e-shopu do patičky nově vytvořených účtenek.
Vložit text na účtenku – Text se objeví v patičce nově vytvořených účtenek.
Detail nastavení pokladny (záložka Stav pokladny)
V této sekci má administrátor přehled o všech přijatých platbách v hotovosti z dané pokladny.
V horní části je zobrazena aktuální částka v pokladně. Pomocí tlačítek Vybrat z pokladny nebo Vložit do pokladny lze měnit aktuální stav pokladny.
Po kliknutí na jedno z těchto tlačítek se Vám otevře nové okno, do kterého zadáte částku, kterou do pokladny vkládáte /z pokladny vybíráte. Můžete přidat poznámku, která se Vám zobrazí v historii transakcí, kterou si rozebereme níže.
Aktuální částka v pokladně může být ovlivněna filtrací. V případě, že si vyfiltruji pouze některé záznamy, tak částka v pokladně bude souhlasit s poslední transakcí dle tohoto filtru. Toto se hodí například, když potřebujete zjistit aktuální stav pokladny v konkrétní den.
Pokud je aktivní filtrace, aktivuje se v pravém horním rohu možnost tisku vyfiltrovaných záznamů.
Detail nastavení pokladny (záložka Stav pokladny) – historie transakcí
Do historie transakcí se zapisuje veškerý pohyb peněž v hotovosti. Ukládají se sem jak přímé transakce (Pomocí tlačítek Vybrat z pokladny / Vložit do pokladny), tak přijatá částka v hotovosti po potvrzení pokladny. K jednotlivým záznamům lze napsat poznámku a to tak, že kliknete na požadovaný záznam v tabulce Historie.
Poznámka se zobrazí v přehledu historie jako ikona ve sloupci Datum.
Přehled historie transakcí obsahuje následující informace:
- Datum – Datum vytvoření záznamu (Případně se v tomto sloupci zobrazuje poznámka).
- Administrátor – Administrátor systému, který záznam vytvořil.
- Změna – Kladná nebo záporná změna od předchozího stavu pokladny.
- Nová hodnota – Nová hodnota pokladny po provedení změny.
- Způsob platby - hotově / kartou.
- Účtenka – Kód účtenky (pokud jde o záznam vytvořený přímo z pokladny).
Detail nastavení pokladny (záložka Přehled tržeb)
Přehled tržeb má stejné rozložení jako záložka „Stav pokladny“. Hlavní rozdíl mezi těmito záložkami je ten, že v záložce přehled tržeb se evidují všechny přijaté částky i ty přijaté kartou a chybí zde funkce Vybrat z pokladny / Vložit do pokladny.
Pokud není aktivní filtrace, tak jako hlavní hodnota se zobrazuje „Celková denní tržba“. Tato tržba se každou noc automaticky nuluje.
V přehledu tržeb je možné vyexportovat vydané účtenky na základě vstupních parametrů. V pravé části se nachází funkce Export. Po kliknutí dostanete na výběr funkce:
Uzávěrka
Po výběru funkce Uzávěrka se Vám otevře nové okno, ve kterém vyplníte požadované parametry pro export uzávěrky.
Jedná se o následující parametry:
- Nadpis – Možnost nastavit vlastní nadpis konkrétní uzávěrky.
- Datum od – Budou vyexportovány účtenky vytvořené od tohoto datumu.
- Datum do – Budou vyexportovány účtenky vytvořené do tohoto datumu.
- Způsob platby – Možnost specifikovat, které účtenky chcete exportovat. Vpřípadě, že nevyberete žádnou možnost, vyexportují se všechny účtenky jak zaplacené hotově, tak kartou.
Po vyexportování se Vám otevře možnost tisku vyexportované uzávěrky, která bude obsahovat informace o účtenkách na základě vstupních parametrů.
Uzávěrka obsahuje základní informace, přehled účtenek, soupis sazby DPH (v případě, že jste plátce DPH), detailní informace o slevách, rozpis přijaté tržby v hotovosti / kartou a finální stav pokladny.
Export dokladů
Po výběru této funkce se Vám otevře nové okno, ve kterém si vyberete doplňující informace pro export dokladů z pokladny:
- Typ exportu - Vyberte konkrétní typ exportu.
- Datum od – Budou vyexportovány účtenky vytvořené od tohoto datumu.
- Datum do – Budou vyexportovány účtenky vytvořené do tohoto datumu.
- Způsob platby – Možnost specifikovat, které účtenky chcete exportovat. Vpřípadě, že nevyberete žádnou možnost, vyexportují se všechny účtenky jak zaplacené hotově, tak kartou.
Doplňující nastavení pro typ XML (Pohoda)
- ID platby – hotově – Pro správné spárování s platbou doplňte ID platby, které máte u dané platby ve Vašem systému Pohoda.
- ID platby – kartou – Pro správné spárování s platbou doplňte ID platby, které máte u dané platby ve Vašem systému Pohoda.
- Předkontace – Možnost definice této položky u všech vyexportovaných účtenek.
Po dokončení exportu získáte datový soubor podle nastavení obsahující informace o všech vystavených účtenkách.